PiD Drift

PiD Drift er en nettbasert programvare som lar deg håndtere daglige driftsoppgaver i et enkelt og brukervennlig grensesnitt.
Med PiD Drift kan du samle all kommunikasjon og dokumentasjon for hele ditt foretak.
Det å holde oversikt over alle arbeidsoppgaver som skal utføres til enhver tid kan være vanskelig når det blir mer enn ett bygg å ta vare på.
Vi har digitalisert nettopp dette, og sammen med våre kunder har vi utviklet et produkt som ivaretar alle faser av byggets levetid. Systemet er bygget opp av mange moduler som er tett integrert med hverandre.

PiD Drift er tilgjengelig på alle plattformer. Vi har i tillegg en egen app til Android og iOS.

Moduler

Brukere Brukere

Alle brukere som skal ha tilgang til PiD Drift registreres i denne modulen. Det gjelder alt fra administrasjon, vaktmestre, vektere, leietakere m.m. Hvilken rolle brukeren har definerer hvilke rettigheter den får i systemet. Alle brukere kan ha tilgang til én eller flere eiendommer uavhengig om det er en drift-bruker eller en leietaker. Systemet sørger for at brukerinformasjon er oppdatert ved at alle brukere må bekrefte sine personalia hvert kvartal.

Eiendommer

Dine eiendommer blir registrert i denne modulen og knyttet mot ditt foretak. Her definerer vi hvem som er driftsansvarlig og hvem som er HMS-ansvarlig i bygget. Disse får egne roller i PiD Drift og vil blant annet bli varslet når skjema med feil blir registrert. Leietakere i bygget registreres i denne modulen, og det er også mulig å opprette alle etasjer, arealer og rom i bygget. Kontrollpunkter i bygget defineres i denne modulen og disse gir grunnlag for å kunne opprette kontrollrunder.

Foretak Foretak

Ditt foretak blir registrert i denne modulen. Her definerer vi hvem som er koordinator i ditt selskap. Denne brukeren er den som har øverste tilgang og ansvar for å følge opp feil og mangler som ikke blir håndtert av driftspersonell.

EKV EKV

Ettersyn, kontroll og vedlikeholdsmodulen gir en enkel oversikt over hva som skal gjøres på eiendommen fra dag til dag. Dette inkluderer kontrollrunder med QR-koder og oppgaver for hele eiendommen. Varslinger fra feil, avtaler og FDV kan også behandles fra denne modulen.

Feil Feil

I feil-modulen ligger alle innmeldte feil og avvik på bygget. Alle feil meldt inn fra skjemaer, kontrollrunder og leietakere havner i denne modulen. Det er også her du behandler feil, gir tilbakemeldinger til innmelder, eller oppretter oppgaver for å utbedre feil. Alle feil kan tagges og kategoriseres basert på type feil og alvorlighetsgrad.

Kommunikasjon

Med meldinger har du mulighet til å nå alle brukere av systemet. Dette er et smart verktøy hvor du kan legge ut informasjon på ett eller flere bygg. En melding kan knyttes mot et skjema som skal registreres. Det er også mulig å sende meldingen på e-post til alle eller et utvalg av brukerne, basert på brukertype. Man kan også velge å gjemme meldingene for noen av brukerne på et bygg.

Kontrollrunder

Med vår egenutviklede app til Android og iOS kan du gå kontrollrunder ved hjelp av QR-koder plassert i bygget. Dette er punkter som skannes og gir deg mulighet til å rapportere tilbake feil og mangler som avdekkes. Feil kan beskrives med bilder og tekst. Når du går en runde har du også automatisk med deg historikken til alle kontrollpunktene og kan enkelt se hvilke feil og mangler som har blitt avdekket tidligere. En kontrollrunde kan defineres med en fast intervall. Dette gjør det veldig oversiktlig å se hvilke runder som er gått og hvilke som gjenstår i en gitt periode.

Skjema Skjema

Med skjema-modulen kan vi lage alle typer skjemaer. Systemet leveres med et utvalg av skjemaer som er tilgjengelig for brukerne. Vi skiller på “leietaker-skjema” og “drift-skjema”. Der hvor spørsmål i skjema har svaralternativer kan vi markere og utheve skjema-besvarelser med avvik slik at det blir enkelt å se hva som må følges opp. Varsler kan også sendes til drift når noen registrerer et skjema, eller kun når det blir registrer med avvik/feil. Vi har laget verktøy for å gjøre det å håndtere store mengder med skjema-besvarelser enkelt. Dette gjør jobben med å følge opp alle leietakere enkelt og effektivt.

Oppgaver

Alle feil som rapporteres inn i systemet kan håndteres med den integrerte oppgave-modulen. Ved å registrere en arbeidsoppgave i PiD Drift vil systemet følge opp oppgaven for deg. Varsel sendes til oppdragstaker, og oppdragstaker vil måtte akseptere denne via e-post. Deretter varsler systemet oppdragstaker når frist er i ferd med å utløpe. Når oppgaven er fullført får oppdragsgiver beskjed via e-post eller på app (Android/iOS). Alle utførte oppgaver blir lagt i et arkiv og all dokumentasjon blir ivaretatt i PiD Drift.

FDV FDV

Riktig forvaltning, drift og vedlikehold forlenger levetiden og kvaliteten på komponenter. I denne modulen får du mulighet til å legge til komponenter under spesifikke temaer fra bygningsdelstabellen. Det kan lagres dokumenter som for eksempel bruksanvisninger eller vedlikeholds-rapporter fra eksterne leverandører. Du kan også knytte komponenter til QR-koder, feil, oppgaver og avtaler. Dette gjør det enklere å holde kontroll på vedlikeholdet.

Arkiv Arkiv

Kjernen i PiD Drift er arkivet. All dokumentasjon av bygget legges her. Det kan være alt fra avtaler, FDV, HMS og internkontroller for å nevne noe. Vi har gjort det mulig å signere disse dokumentene digitalt for å kvalitetssikre at dokumentene som legges inn blir tatt hånd om. Arkivet støtter fil-versjonering og tagging. Når en ny versjon av en eksisterende fil blir lastet opp kan du enkelt beskrive endringene i dokumentet. Tagger bruker vi til å beskrive dokumentene som lastes opp slik at de blir enklere å finne igjen. Mappestrukturen er en mal vi har utviklet gjennom mange år i bransjen og du har mulighet til å supplere med egne mapper der hvor du ser at du trenger det. Enhver mappe har egne rettigheter som definerer hvem som får se innholdet.

PiD Score

PiD Score er en rapport som beskriver dokumentasjonsgraden til bygget i PID-drift, basert på brann-, internkontroll- og el-forskriftene. Hensikten er å gjøre jobben med å komplettere HMS-dokumentasjonen enklere, ved å vise til hvilke punkter det er tatt tak i og hvor det er mangler. Rapporten beskriver aktivitet knyttet til HMS, men ikke kvalitet på dokumentene. Rapporten gir derfor ingen nøyaktig beskrivelse av byggets tilstand, men indikerer i hvor stor grad HMS-arbeidet er satt i system.

Avtaleforvaltning

I avtalemodulen er det enkelt å følge opp alle avtaler knyttet til eiendommen eller foretaket. Du kan registrere flere typer avtaler, enten det er rammeavtaler eller leasingavtaler. Avtalen settes opp i en enkel veiviser hvor det legges inn alt av nødvendig informasjon, fra hvilken bygningsdel avtalen gjelder til estimert årlig kostnad. Få varsler når det nærmer seg utløpsdato eller oppsigelsesfrist, eller la systemet automatisk fornye en avtale for deg.

Investeringer

Denne modulen gir en god oversikt over økonomiske investeringer og tiltak som ønskes til din eiendom. I investeringsmodulen kan du sette opp budsjett og legge inn dokumentasjon for investeringstiltakene.

Risikovurdering

Denne moduler gjør det mulig for driftspersonell å gjøre vurderinger av risiko basert på 4 kriterier. Vi tar utgangspunkt i følgende kriterier: sannsynlighet,konsekvens for liv, konsekvens for materiell og konsekvens for omdømme. Ut ifra dette kan vi si noe om hvilken risiko en situasjon vil ha og kan deretter håndtere tiltak. Risikovurderinger kan knyttes mot spesifikke arealer, dokumenter i arkivet, kontrollpunkter i bygget og FDV systemer/komponenter.

PiD Drift er et fantastisk system som forenkler hverdagen til oss som brukere. Her har vi full kontroll på brann- og HMS-dokumentasjonen. Dokumentene er lette å finne igjen, og man slipper å bla igjennom store permer for å finne tilbake. Vi arkiverer det meste i PiD; branntegninger, risikoanalyser, service-/vedlikehold- og kontrollavtaler på brannalarmanlegg, brann- og slukkeutstyr, samt elektrisk anlegg, ventilasjon, heis, legionella og skadedyr. Dokumenter etter forskjellige tilsyn og avviksrapporter lagrer vi også her. Vi bruker PiD app’en på kontrollrunder på hotellet. Ved enkel skanning av QR-koder får vi opp de forskjellige kontrollpunktene, avvik er enkle å registrere, og man har hele tiden kontroll over hvilke oppgaver som må følges opp. Lett å se dersom det er noen gjentagende problemer på bygget.

Marianne Teien , Direktør Thon Hotel Tønsberg Brygge

PiD Drift er et sentralt verktøy i driften av Rykkinn Senter. Vi bruker systemet aktivt til egenkontroll hos våre leietakere, gjennomføring av brannvernkurs (e-læring), digital internkontroll ved bruk av QR-koder på PiD app’en, arkivering av HMS-dokumentasjon, tilsyns-/servicerapporter, avvikshåndtering og revisjoner. Vi er svært fornøyde med systemet som gjør at vi kan arbeide papirløst!

Thomas Hovde , Driftsleder Rykkin Senter

Med en så stor bygningsmasse som OTG eier og drifter, er vi avhengige av et system som gir god oversikt, samt tilfredsstiller eiers krav i det forebyggende arbeidet. Det være seg behandling av årskontrollrapporter, egenkontroller med bruk av QR-koder, e-læring, samt egenkontroller fra våre leietakere. Systemet har og et avvikshåndteringssystem hvor vi behandler avvik slik forskriften krever. PID Drift er bygget opp og tilpasset lovverket, både el-forskriften, brannforskriften og internkontrollforskriften. PID Solutions har dyktige og erfarne brannrådgivere med lang brann- og byggfaglig erfaring som gir oss god hjelp og support i saker hvor vi selv ikke har den nødvendige kompetansen for å løse branntekniske spørsmål i byggesaker eller ifm. tilsyn.

Tor Ivar Nordheim , Fagansvarlig brann konsern, OTG