PiD Drift

PiD Drift er en nettbasert programvare som ivaretar planlegging, dokumentasjon, saksbehandling, samordning og varsling innenfor alle områder av eiendommens tekniske og organisatoriske aspekter. Dette omfatter håndtering av prosjekter, daglig drift, risikovurdering og oppfølging av aktiviteter – gjennom hele byggets levetid. Systemet er bygget opp av mange moduler som er tett integrert med hverandre.

For eiendomsselskaper med flere eiendommer samles all dokumentasjon i en database, hvor det kan tas ut rapporter i sanntid for å gi et korrekt tidsbilde av situasjonen i foretaket på tvers av alle eiendommer. For å kunne gjøre kvalifiserte sammenligninger kan eiendommene grupperes, f.eks. ved at man tar ut rapport for bare hoteller eller kjøpesentre.

Vårt internkontrollsystem skiller seg ut ved å tilby en helhetlig tilnærming til systematisk sikkerhetsarbeid. Den dekker ikke bare grunnleggende krav, men har også avanserte funksjoner og innsikt som støtter optimal eiendomsforvaltning for både eiendomssjefer, driftspersonell og andre brukere av eiendommene. I tillegg er PiD Drift et av få systemer som tilbyr, og effektiviserer, kommunikasjon med leietakere.

PiD Drift kan benyttes som et verktøy for å sikre systematisk drift og sikkerhetsarbeid både i små og store eiendommer og eiendomsselskap. Systemet er bygget opp av individuelle moduler. Hver modul har sin egen funksjonalitet og de kan samarbeide på tvers av systemet for å tilby et bredt spekter av tjenester. Disse tjenestene dekker ulike aspekter av internkontroll.

Programvaren er tilgjengelig på alle plattformer. Vi har i tillegg utviklet en egen app, PiD Drift Mobile, til Android og iOS.

Moduler

Ettersyn-, kontroll- og vedlikeholdsmodulen gir deg muligheten til å planlegge og koordinere viktige oppgaver og inspeksjoner på eiendommen, samt utføre kontrollrunder ved hjelp av QR-koder for effektiv oppfølging av viktige komponenter Denne allsidige modulen håndterer også varslinger for feil, skjemaer, avtaler og FDV-komponenter, og gir deg full oversikt over uleste meldinger som er blitt publisert på eiendommen, noe som gir en helhetlig løsning for administrasjon av eiendommene dine.

Med vår egenutviklede app til Android og iOS kan du gå kontrollrunder ved hjelp av QR-koder plassert i bygget. Dette er punkter som skannes og gir deg mulighet til å rapportere feil og mangler som avdekkes. Feil kan beskrives med bilder og tekst. Når du går en kontrollrunde har du også automatisk med deg historikken til alle kontrollpunktene. Du kan enkelt se hvilke feil som har blitt avdekket tidligere. En kontrollrunde kan defineres med et fast intervall. Dette gjør at det blir veldig oversiktlig å se hvilke kontrollrunder som er utført eller hvilke kontrollrunder som gjenstår i en gitt periode.

Du kan opprette enkeltoppgaver eller gjentagende oppgaver med den integrerte oppgave-modulen. Her er det også mulig å legge til bilder, sjekklister, tilknytte avtaler og FDV-komponenter med mer. Ved å opprette en oppgave i PiD Drift eller i PiD Drift Mobile vil systemet følge opp oppgaven for deg. Varsel om opprettelse sendes til deltakerne. Deretter varsler systemet brukerne som er involvert i oppgaven om fremdriften, eller når fristen er i ferd med å utløpe. I EKV vil du kunne finne igjen oppgaven, og når den er fullført får deltakerne en varsling i appen. Alle utførte oppgaver blir lagret og all dokumentasjon blir ivaretatt i PiD Drift.

I feil-modulen ligger alle innmeldte feil og avvik på bygget. Alle feil som er meldt inn fra skjemaer, kontrollrunder og leietakere lagres her. Du kan også behandle feil, gi tilbakemeldinger til innmelder, eller opprette oppgaver for å utbedre feil. Alle feil kan tagges og kategoriseres basert på type feil og alvorlighetsgrad. Det er også mulig å knytte feil til areal, FDV-komponenter og dokumenter. Dette gjør at du får muligheten til å dokumentere feilen grundig.

Med skjema-modulen kan vi lage alle typer skjemaer. Systemet leveres med et utvalg av skjemaer som er tilgjengelig for brukerne. Vi skiller på “leietaker-skjema” og “drift-skjema”. Der hvor spørsmål i et skjema har svaralternativer kan vi markere og utheve skjema-besvarelser med avvik slik at det blir enkelt å se hva som må følges opp. Varsler kan også sendes til drift når noen registrerer et skjema, eller kun når det blir registrert et skjema med avvik eller feil. Vi har laget verktøy for å gjøre det å håndtere store mengder med skjema-besvarelser enkelt. Dette gjør jobben med å følge opp alle leietakere enkelt og effektivt.

Riktig forvaltning, drift og vedlikehold forlenger levetiden og kvaliteten på komponenter. I denne modulen får du mulighet til å legge til komponenter under spesifikke temaer fra bygningsdelstabellen. Det kan lagres dokumenter som for eksempel bruksanvisninger eller vedlikeholds-rapporter fra eksterne leverandører. Du kan også knytte komponenter til QR-koder, feil, oppgaver og avtaler. Dette gjør det enklere å holde kontroll på vedlikeholdet.

Du får en oversikt over viktige elementer i organisasjonens drift. Dette inkluderer det meste av informasjon tilknyttet byggets arealer, i tillegg til brukere, kontrollpunkter, FDV-komponenter (Forvaltning, drift og vedlikehold) og eiendomsroller. Kontaktinformasjon til nøkkelpersoner på bygget er tilgjengelig i infrastrukturen. I infrastrukturen kan du filtrere på plan, areal, persontall, brutto areal, om arealet har brannfarlig vare, med mer.

Kjernen i PiD Drift er arkivet, og all dokumentasjon om eiendommen lagres her. Det kan være alt fra branndokumentasjon, avtaler, FDV, HMS og internkontroller for å nevne noe. Vi har gjort det mulig å signere disse dokumentene digitalt for å kvalitetssikre at dokumentene som legges inn blir tatt hånd om. Arkivet støtter fil-versjonering og tagging. Når en ny versjon av en eksisterende fil blir lastet opp kan du enkelt beskrive endringene i dokumentet. Tagger bruker vi til å beskrive dokumentene som lastes opp slik at de blir enklere å finne igjen. Mappestrukturen er en mal vi har utviklet gjennom mange år i bransjen og du har mulighet til å supplere med egne mapper der hvor du har behov for det. Enhver mappe har egne rettigheter som definerer hvem som får se innholdet.

Kursadministrasjonsmodulen gir deg muligheten til å holde deg kontinuerlig oppdatert om hvem som har gyldige eller ugyldige kursbevis på eiendommen din. Funksjonaliteten i denne modulen gjør det enkelt å administrere kursdeltakere.

Gjeldende regelverk for HMS og brannforebyggelse forutsetter at det gjøres vurdering av risiko før driftsmessige endringer iverksettes. Slike endringer kan være byggearbeider, utkobling av sikringsanlegg, etablering med ny leietaker osv. Ved å benytte denne modulen dokumenteres arbeidet på en enkel måte direkte i programmet. Dersom risikofaktoren kommer ut med en verdi som ikke kan aksepteres varsler programmet at tiltak må iverksettes. Denne modulen er knyttet til avvik- og oppgavemodulene. Risikovurderinger kan knyttes mot spesifikke arealer, dokumenter i arkivet, kontrollpunkter i bygget og FDV-systemer/komponenter.

I avtalemodulen er det enkelt å følge opp alle avtaler knyttet til eiendommen eller foretaket. i PiD Drift kan du registrere flere typer avtaler, enten det er rammeavtaler eller leasingavtaler. Avtalen settes opp i en enkel veiviser hvor det legges inn alt av nødvendig informasjon, fra hvilken bygningsdel avtalen gjelder til estimert årlig kostnad. Få varsler når det nærmer seg utløpsdato eller oppsigelsesfrist, eller la systemet automatisk fornye en avtale for deg.

Denne modulen gir en god oversikt over økonomiske investeringer og tiltak som ønskes til din eiendom. I investeringsmodulen kan du sette opp budsjett og legge inn dokumentasjon for investeringstiltakene. I tiltakene kan det føres argumenter for hvorfor investeringene er nødvendige, som en del av beslutningsgrunnlaget for eiendomsledelsen.

PiD Score er en rapport som beskriver dokumentasjonsgraden til bygget i PID-drift, basert på brann-, internkontroll- og el-forskriftene. Hensikten er å gjøre jobben med å komplettere HMS-dokumentasjonen enklere, ved å vise til hvilke punkter det er tatt tak i og hvor det er mangler. Rapporten beskriver aktivitet knyttet til HMS, men ikke kvalitet på dokumentene. Rapporten gir derfor ingen nøyaktig beskrivelse av byggets tilstand, men indikerer i hvor stor grad HMS-arbeidet er satt i system.

Dette er et kraftig verktøy for å trekke ut data for videre behandling og benchmarking. Informasjon som kan trekkes ut er statistikk for kontrollrunder, skjema, feil, brukere, nøkkeltall for fjoråret og PiD Score for alle bygg i foretaket. Dette verktøyet kan benyttes både for separate eiendommer og for foretaket som en helhet. Med en slik oversikt er det enklere å avdekke, forbedre og forhindre avvik eller mangler.

Alle brukere som skal ha tilgang til PiD Drift registreres i denne modulen. Det gjelder alt fra administrasjon, vaktmestre, vektere, leietakere m.m. Hvilken rolle brukeren har definerer hvilke rettigheter den får i systemet. Alle brukere kan ha tilgang til én eller flere eiendommer uavhengig om det er en drift-bruker eller en leietaker. Systemet sørger for at brukerinformasjon er oppdatert ved at alle brukere må bekrefte sine personalia hvert kvartal.

Med meldinger har du mulighet til å nå alle brukere av systemet, slik som for eksempel leietakerne dine. Dette er et smart verktøy hvor du kan legge ut informasjon på ett eller flere bygg. En melding kan også knyttes mot et skjema som skal registreres. Det er mulig å sende meldingen på e-post til alle på bygget, eller til et utvalg av brukerne basert på brukertype. Man kan også velge å gjemme meldingene for noen av brukerne på et bygg.

Dine eiendommer blir registrert i denne modulen og knyttet mot ditt foretak. Her definerer vi hvem som er driftsansvarlig, HMS-ansvarlig og eiers representant i bygget. Disse får egne roller i PiD Drift og vil blant annet bli varslet når skjema med feil blir registrert. Leietakere i bygget registreres i denne modulen, og det er også mulig å opprette alle etasjer, arealer og rom i bygget. Kontrollpunkter i bygget defineres i denne modulen og disse gir grunnlag for å kunne opprette kontrollrunder.

Ditt foretak blir registrert i denne modulen. Her definerer vi hvem som er koordinator i ditt selskap. Denne brukeren er den som har øverste tilgang og ansvar for å følge opp feil og mangler som ikke blir håndtert av driftspersonell. På foretaksnivå er det også et foretaksarkiv som gjelder for alle eiendommene. i foretaksarkivet kan det lagres prosedyrerer, brukermanualer, eller andre dokumenter som er gjeldene for hele foretaket.

PiD Tegningsarkiv er en dataserver som ikke er integrert i PiD Drift. Hensikten er å etablere et lagringssted for alle digitale tegninger, herunder også versjoner etter hvert som eiendommene utvikles, samt at eksterne brukere kan gis tilgang. Det er også mulig å dele tilgang til tegningsarkiv hos andre selskaper som er ansvarlige for løpende revisjoner av tegningene.

PiD Drift gir oss den oversikten vi ønsker over det systematisk brannvernarbeidet på våre eiendommer, både for oss som eier og for våre leietakere. De ansatte i PiD har høy kompetanse innenfor brannvern og brannvernlovgivningen. Dette gjør at vi i Olav Thon Gruppen samarbeider med et godt faglig miljø. Der vi kan utveksle erfaring og videreutvikle brannvernarbeidet sammen.

Kristian Sveen, Fagansvarlig Brannvern, Olav Thon Gruppen

PiD Drift er et fantastisk system som forenkler hverdagen til oss som brukere. Her har vi full kontroll på brann- og HMS-dokumentasjonen. Dokumentene er lette å finne igjen, og man slipper å bla igjennom store permer for å finne tilbake. Vi arkiverer det meste i PiD; branntegninger, risikoanalyser, service-/vedlikehold- og kontrollavtaler på brannalarmanlegg, brann- og slukkeutstyr, samt elektrisk anlegg, ventilasjon, heis, legionella og skadedyr. Dokumenter etter forskjellige tilsyn og avviksrapporter lagrer vi også her. Vi bruker PiD app’en på kontrollrunder på hotellet. Ved enkel skanning av QR-koder får vi opp de forskjellige kontrollpunktene, avvik er enkle å registrere, og man har hele tiden kontroll over hvilke oppgaver som må følges opp. Lett å se dersom det er noen gjentagende problemer på bygget.

Marianne Teien, Direktør, Thon Hotel Tønsberg Brygge

PiD Drift er et sentralt verktøy i driften av Rykkinn Senter. Vi bruker systemet aktivt til egenkontroll hos våre leietakere, gjennomføring av brannvernkurs (e-læring), digital internkontroll ved bruk av QR-koder på PiD app’en, arkivering av HMS-dokumentasjon, tilsyns-/servicerapporter, avvikshåndtering og revisjoner. Vi er svært fornøyde med systemet som gjør at vi kan arbeide papirløst!

Thomas Hovde, Driftsleder, Rykkinn Senter