Egenkontroll - En veiledning
22.02.2024 AktueltPiD Drift
Hva er egenkontroll?
Egenkontroll er et skjema i PiD Drift som sendes ut til alle leietakere hvert kvartal. Dette er en vesentlig del av det systematiske sikkerhetsarbeidet og bidrar til å innhente informasjon om leietakernes lokaler, samt avdekke eventuelle feil eller mangler ved disse. Samtidig øker det leietakernes bevissthet rundt deres ansvar og plikter.
Gjeldende forskrifter forutsetter at eier av eiendom legger til rette for at brukere kan rapportere feil og mangler ved lokalene. Samtidig stilles det også krav til bruker (leietaker) om å rapportere, dersom det oppdages feil eller mangler. Dette skjemaet er en viktig del av eiendommens interne kontrollrutiner, og skal benyttes av alle brukere som driver næringsvirksomhet i eiendommens lokaler.
Dette skal sikre at det gjennomføres løpende, planmessig tilsyn og kontroll for å etterleve myndighetenes krav til eiers overordnede ansvar for brannsikkerhet og egenkontroll.
Hvorfor er egenkontrollen viktig?
Egenkontrollen bidrar til å innhente informasjon om feil eller mangler i lokalene til leietaker. Dette gjør at leietakerne kan rapportere inn forhold de har oppdaget selv, og samtidig gjøre leietaker bevisst på sitt ansvar og sine plikter. Resultatet av dette er at eiendomsledelsen kan prioritere sine arbeidsoppgaver på en mer effektiv måte, i tillegg til å få bedre oversikt over det systematiske sikkerhetsarbeidet på eiendommen.
Ved å stille spørsmål som er relevante for de forskjellige sesongene i løpet av året ønsker vi også, gjennom spørsmålsstillingene, at leietakerne selv gjør fornuftige valg knyttet til det systematiske sikkerhetsarbeidet.
Eiers og brukers plikter
Definisjon på bruker og eier
Bruker defineres som en som har tiltrådt bruksretten . Det vil i praksis være en som har inngått en leiekontrakt på forretning, kontor, lager e.l. Det kan også være en avdelingsleder, som har ansvar for et område, er kjøkkensjef/ restaurantsjef e.l.
Eier definerer en person eller juridisk enhet som har grunnbokshjemmel til eiendommen. Eier kan dermed være både en fysisk person og for eksempel et styre i et eiendomsselskap. «Eiers representant» er en person som er gitt myndighet og mulighet til å representere «Eier».
Dette innebærer bl.a. at denne personen må ha både fullmakter og mulighet til å gjøre nødvendige økonomiske prioriteringer. «Eiers representant» er ofte en eiendomssjef.
Organisasjonskartet til selskapet skal vise hvordan ansvaret er fordelt på eiendommen og i selskapet.
Hvor hjemles krav til egenkontroll?
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)
§ 6. Samordning
Når flere virksomheter utøver arbeid på samme arbeidsplass, skal de, når det er nødvendig, skriftlig avtale hvem av dem som skal ha ansvaret for å samordne internkontrollen for deres felles aktiviteter eller områder. Kommer slik avtale ikke i stand, kan tilsynsmyndighetene bestemme hvem av dem som skal ha dette ansvaret. Dersom hensynet til helse, miljø eller sikkerhet tilsier en annen ansvarsplassering, kan tilsynsmyndighetene omgjøre en inngått avtale. Når en virksomhet som oppdragsgiver engasjerer oppdragstakere e.l. til å utføre oppgaver på virksomhetens eget område eller anlegg, skal oppdragstakers internkontroll så vidt mulig legges til grunn for de aktiviteter som omfattes av oppdraget. Dette gjelder både der oppdraget utføres av oppdragstaker personlig, ved egne ansatte eller andre. Oppdragsgiver skal informere om fellesregler o.l. og påse at mulige mangler blir korrigert eller nødvendige tilpasninger foretatt i sin egen eller oppdragstakers internkontroll.
I internkontrollforskriften § 6 fastsettes kravet om samordning. Det vil si at eier av byggverket skal samordne internkontrollen for eiers og brukers felles HMS-aktiviteter eller områder.
Egenkontrollen er en viktig del i å oppfylle noen av kravene i § 6. Den kan bidra til samordning ved å identifisere, rapportere og dokumentere fellesaktivitetene på eiendommen.
Egenkontrollen legger også til rette for kommunikasjon mellom eier og bruker.
Forskrift om brannforebygging
§ 11. Brannsikker bruk av byggverk
Den som har rett til å bruke et byggverk skal:
-
a. sørge for at byggverket brukes i samsvar med kravene til brannsikkerhet som gjelder for byggverket.
-
b. unngå unødig risiko for brann, og sørge for at rømningsveiene opprettholder sin funksjon, herunder at fremkommeligheten ikke reduseres.
-
c. informere eieren om endringer, forfall og skader i byggverket eller sikkerhetsinnretningene som kan påvirke sikkerheten mot brann.
-
d. ved forhold som vesentlig reduserer brannsikkerheten, straks gjennomføre ekstraordinære tiltak inntil risikoen er normalisert.
§ 12. Brukerens systematiske sikkerhetsarbeid
En virksomhet som har rett til å bruke et byggverk skal fastsette mål og iverksette planer og tiltak for å redusere risikoen for brann i byggverket. Virksomheten skal iverksette:
-
a. rutiner som sikrer at byggverket brukes i samsvar med kravene til brannsikkerhet som gjelder for byggverket.
-
b. rutiner for evakuering og redning ved brann i byggverket.
-
c. rutiner som sikrer at personer med arbeidsplass i byggverket har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i å forebygge og bekjempe brann.
-
d. rutiner som sikrer at alle som oppholder seg i byggverket får tilstrekkelig informasjon om hvordan de skal unngå brann og opptre ved brann.
-
e. rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge mangler ved det systematiske sikkerhetsarbeidet. Det systematiske sikkerhetsarbeidet skal være tilpasset risikoen for brann som følge av virksomhetens bruk av byggverket.
§ 13. Brukerens dokumentasjon
En virksomhet som har rett til å bruke et byggverk skal dokumentere at virksomhetens plikter etter § 11 og § 12 er oppfylt.
I forskrift om brannforebygging § 11 kommer det frem at den som har rett til å bruke et byggverk skal sørge for at brannsikkerheten overholdes og at bruker skal informere eieren om endringer, forfall og skader som kan påvirke brannsikkerheten. Det kommer også frem at bruker skal gjennomføre tiltak om det oppdages forhold som reduserer brannsikkerheten. I § 12 kommer det frem at bruker skal fastsette rutiner for det systematiske sikkerhetsarbeidet. Egenkontrollen bidrar til å påse at rutinene er iverksatt.
I § 13 informeres det om kravet til å dokumentere pliktene i § 11 og § 12.
En eventuell avtale om leie/bruk av areal/områder/lokaler kan også inneholde krav til gjennomføring av egenkontroll, i samsvar med samordningsavtalen for HMS-arbeidet.
Plikter
Eier skal
- Skaffe seg oversikt over egen eiendom.
- Samordne aktivitetene innenfor HMS.
På den andre siden har brukeren spesifikke plikter. Det er brukerens ansvar å varsle eieren om eventuelle feil eller mangler ved lokalene. Videre skal brukeren ta initiativ til å korrigere feil som kan tilskrives virksomhetens egne aktiviteter.
For at eiendommen skal opprettholde sikre og forsvarlige forhold, i samsvar med lovverk, har både eier og bruker plikter. Pliktene er satt opp i en liste til høyre.
Bruker skal
- Varsle eier om feil eller mangler ved lokalene.
- Korrigere feil som skyldes egen virksomhet.
Behandling av feil i PiD Drift
Hensikten med å behandle feilene
Feil kan signalisere muligheter for forbedring i prosesser, rutiner eller systemer. Ved å lukke feil og analysere årsakene bak dem, kan organisasjonen implementere tiltak for å forbedre kvaliteten på rutiner, og dermed effektivisere det systematiske sikkerhetsarbeidet.
Identifisering og lukking av feil bidrar til å forhindre gjentakelse av lignende hendelser i fremtiden. Dette kan være avgjørende for å opprettholde pålitelighet i driftsprosessene.
Feilhåndtering er ofte nødvendig for å sikre at organisasjonen overholder standarder, regelverk og interne retningslinjer.
Ved behandling av disse feilene får du innsikt i potensielle risikoer og sårbarheter i internkontroll-regimet. Det å behandle og lukke feil bidrar også til å minimere risiko og styrke organisasjonens evne til å håndtere uforutsette hendelser.
Ved å behandle feilene som har blitt meldt inn unngår du unødig risiko for alvorlige hendelser og skader. I tillegg opprettholder du brannsikkerheten på eiendommen.
Håndtering av feil er en sentral del av prinsippene bak kontinuerlig forbedring av det systematiske sikkerhetsarbeidet. Erfaring fra feilene kan organisasjonen bruke til å gradvis forbedre sine interne prosesser og systemer.
