Branndokumentasjon i PiD Drift

18.12.2023 Aktuelt PiD Drift

PiD Drift skiller seg ut ved å tilby en helhetlig tilnærming til systematisk sikkerhetsarbeid. Internkontrollsystemet dekker ikke bare grunnleggende krav, men har også avanserte funksjoner og innsikt som støtter optimal eiendomsforvaltning for både eiendomssjefer, driftspersonell og andre brukere av eiendommene.

I tillegg er PiD Drift et av få systemer som tilbyr, og effektiviserer, kommunikasjon med leietakere.

Lovverk

Pliktene som eier av et byggverk skal oppfylle reguleres flere steder, men i aller størst grad i forskrift om brannforebygging, kapittel 2 og 3.

Ved bruk av PiD Drift vil man kunne ivareta sine plikter, herunder branndokumentasjon, på en tilfredsstillende måte.

Aktuelle paragrafer

§ 4 – Kunnskap og informasjon om brannsikkerhet i byggverk

«Eieren av et byggverk skal kjenne kravene til brannsikkerhet som gjelder for byggverket. Eieren skal ha kunnskap om bygningsdeler, installasjoner og utstyr i byggverket som skal oppdage brann eller begrense konsekvensene av brann. Eieren skal gjøre den som har rett til å bruke byggverket kjent med kravene som gjelder for bruken av byggverket, og med alle egenskapene ved byggverket som har betydning for brannsikkerheten. Er det flere som har rett til å bruke byggverket, skal eieren sikre at all bruk samordnes på en måte som bidrar til å forebygge brann.»

Plikten som eier har om å ha oversikt og kjenne forutsetningene i byggverket sitt er omfattende og skal dokumenteres, ref. § 10. I tidligere analoge tider var dette «brannboka i den røde permen» som hadde denne informasjonen samlet. Nå ivaretas dette i det elektroniske arkivet i driftssystemet hvor man kan lagre all nødvendig informasjon og samtidig har mulighet til å søke etter innhold.

Aktuelle dokumenter som er lagret i PiD Drift kan være:

Brannkonsept
Branntegninger
Risikovurderinger
Inngåtte avtaler med eksterne kontrollfirmaer
Systembeskrivelser
Bruksanvisninger
Prosedyrer

PiD Drift gjør det også enkelt å dele nødvendig informasjon til leietakerne i byggverket, da eier har en samordningsplikt og skal sørge for at leietakerne vet nok om byggets branntekniske forutsetninger til å kunne ivareta sine plikter, ref. §§ 11 -13.

§ 5 – Kontroll og vedlikehold av bygningsdeler og sikkerhetsinnretninger

«Eieren av et byggverk skal sørge for at bygningsdeler, installasjoner og utstyr i byggverket som skal oppdage brann eller begrense konsekvensene av brann, blir kontrollert og vedlikeholdt slik at de fungerer som forutsatt. Kontrollen skal avklare om sikkerhetsinnretningene:

oppfyller kravene til brannsikkerhet som gjelder for byggverket
fungerer hver for seg og sammen med hverandre.

Kontrollens omfang og hyppighet skal være tilpasset sikkerhetsinnretningene og byggverkets størrelse, kompleksitet, bruk og risiko.»

PiD Drift ivaretar og organiserer alle avtaler som er inngått med eksterne kontrollforetak, herunder:

sprinkler
brannalarm
manuelt slokkeutstyr
nød- og ledelys mv.

Det er også lagt til rette for at avvik som blir avdekket på eksterne kontroller enkelt kan registreres i systemet for videre saksbehandling. Det vil føre til at avvikene blir fulgt opp og lukket. Alle avvik blir automatisk videresendt til bruker med nødvendig kompetanse for å vurdere hvordan, og når, avviket skal lukkes.
Alle aktiviteter blir loggført og vil være sporbare i ettertid for dokumentasjon. Driftssystemet har en modul for egenkontroll gjennom skjemaer og QR-koder som vil loggføre hva, hvor og når alle kontroller blir gjennomført.

På denne måten vil virksomheter gjennom PiD Drift få god oversikt over «hvor skoen trykker» og dermed kunne tilpasse seg aktuell situasjon. Slik blir man stadig bedre i sitt systematiske sikkerhetsarbeid.

§ 8 – Oppgradering av byggverk

«Eieren av et byggverk skal sørge for å oppgradere sikkerhetsnivået i byggverket slik at det minst tilsvarer nivået som fremkommer av de samlede kravene gitt i byggeforskrift 15. november 1984 nr. 1892 eller senere byggeregler.
Oppgraderingen kan skje ved bygningstekniske tiltak, andre risikoreduserende tiltak eller ved en kombinasjon av slike. Oppgraderingsplikten gjelder så langt den kan gjennomføres innenfor en praktisk og økonomisk forsvarlig ramme.»

Brannkonsept som har vurdert nåværende tilstand opp mot relevante byggeforskrifter og forutsetninger lagt i tidligere byggesaker ivaretar og dokumenterer plikten i dette punktet. PiD Drift vil organisere eventuelle tiltak som er påpekt i en slik kartlegging og behandle disse frem mot utbedring av tiltakene.

§ 9 – Eierens systematiske sikkerhetsarbeid

«En virksomhet som eier et byggverk, skal fastsette mål og iverksette planer og tiltak for å sikre byggverket mot brann. Virksomheten skal iverksette:

rutiner som sikrer at kravene til brannsikkerhet som gjelder for byggverket blir overholdt
rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge mangler ved bygningsdeler, installasjoner og utstyr som skal oppdage brann eller begrense konsekvensene av brann
rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge mangler ved det systematiske sikkerhetsarbeidet. Det systematiske sikkerhetsarbeidet skal være tilpasset byggverkets størrelse, kompleksitet, bruk og risiko.»

De rutinene som er utarbeidet ifm. egenkontroll, ref. § 5, vil i PiD Drift frembringe arbeidsoppgaver som gjør at eventuelle feil og mangler som oppdages, både gjennom internkontroller og eksterne kontroller, blir behandlet og utbedret om nødvendig.

Når og hvordan dette rettes blir dokumentert og loggført i PiD Drift.

PiD Drift gjør det mulig å se statistikker for hva som er funnet og utbedret over tid, og på grunnlag av dét vurdere å endre både rutiner, prosedyrer og produkter for å stadig bli bedre og på den måte forebygge fremtidige avvik.

Rutiner som sikrer at kravene til brannsikkerhet i byggverket dekkes i stor grad av kontrollrunder med QR-koder. Dersom feil eller mangler avdekkes kan dette rapporteres inn direkte på de ulike kontrollpunktene.

§ 10 – Eierens dokumentasjon

«En virksomhet som eier et byggverk skal dokumentere at virksomhetens plikter etter § 4 til § 9 er oppfylt.»

All aktivitet som gjennomføres i PiD Drift vil kunne dokumenteres. Ved å ha gode rutiner hvor aktiviteten blir «tagget» riktig, vil også mulighetene til å sortere og søke på aktuell informasjon være ekstra stor. Det vil også være mulig å ta ut rapporter og statistikk som er tilpasset særskilt for det aktuelle tema. Historikk er tilgjengelig for alle avvik, oppgaver, kontrollrunder og digitale skjema som er registrert i systemet. Slik kan man enkelt vise hvordan man jobber systematisk med sikkerhetsarbeid. Arkivsystemet har erstattet den gamle brannboken og inneholder alt av dokumentasjon som brukerne har lastet opp, i tillegg til tidligere versjoner.

§ 11 – Brannsikker bruk av byggverk

«Den som har rett til å bruke et byggverk skal:

sørge for at byggverket brukes i samsvar med kravene til brannsikkerhet som gjelder for byggverket
unngå unødig risiko for brann, og sørge for at rømningsveiene opprettholder sin funksjon, herunder at fremkommeligheten ikke reduseres
informere eieren om endringer, forfall og skader i byggverket eller sikkerhetsinnretningene som kan påvirke sikkerheten mot brann
ved forhold som vesentlig reduserer brannsikkerheten, straks gjennomføre ekstraordinære tiltak inntil risikoen er normalisert.»

Siden eier (som er virksomhet) av byggverk har et samordningsansvar når det gjelder brannsikkerheten på eiendommen, så kan det utarbeides rutiner for hvordan alle leietakere må forholde seg til de branntekniske forutsetningene som gjelder i byggverket. Dette distribueres i PiD Drift, slik at det er tilgjengelig for både eier og bruker. Leietakerne har også mulighet til å kontakte/varsle eier gjennom sin bruker i PiD Drift. Det kan også utarbeides rutiner som beskriver hva en leietaker kan gjøre uten å spørre eier og hva de må spørre eier om før de iverksetter. Leietaker har tilgang til alt av relevant informasjon om brannsikkerheten i byggverket gjennom PiD Drift. Egenkontrollskjemaer avdekker om byggverket brukes i samsvar med gjeldende krav til brannsikkerhet.

§ 12 – Brukerens systematiske sikkerhetsarbeid

«En virksomhet som har rett til å bruke et byggverk skal fastsette mål og iverksette planer og tiltak for å redusere risikoen for brann i byggverket. Virksomheten skal iverksette:

rutiner som sikrer at byggverket brukes i samsvar med kravene til brannsikkerhet som gjelder for byggverket
rutiner for evakuering og redning ved brann i byggverket
rutiner som sikrer at personer med arbeidsplass i byggverket har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i å forebygge og bekjempe brann
rutiner som sikrer at alle som oppholder seg i byggverket får tilstrekkelig informasjon om hvordan de skal unngå brann og opptre ved brann
rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge mangler ved det systematiske sikkerhetsarbeidet.

Det systematiske sikkerhetsarbeidet skal være tilpasset risikoen for brann som følge av virksomhetens bruk av byggverket.»

Eier kan utarbeide branninstrukser og brannprosedyrer for å ivareta sin koordineringsplikt, som beskriver hva leietakerne skal gjøre for å forebygge brann og for å bekjempe brann. Instruksene og prosedyrene blir tilgjengeliggjort i PiD Drift. Det kan også organiseres brannøvelser i felleskap, slik at alle ansatte får nødvendig opplæring. På denne måten innehar brukeren til enhver tid riktige og nødvendige ferdigheter. Opplæringen kan være både digital og analog.

Utarbeidede branninstrukser og evakueringsplaner vil være tilgjengelig for den enkelte leietaker. Rømningsplaner som er laget slik at publikum skal få tilstrekkelig med informasjon for å unngå brann og hvordan de skal opptre ved brann (evakuere), vil være tilgjengelig for alle leietakere til enhver tid i systemet. Det er enkelt for eier å ha oversikt over hvem som har gjennomført nødvendig opplæring på eiendommen og hvilke som mangler denne opplæringen.

Som tidligere nevnt kan man også føre kontroll ved bruk av digitale skjema, og feil kan avdekkes og rapporteres i disse. Leietakere har også mulighet til å melde fra om feil og avvik direkte i systemet.

§ 13 – Brukerens dokumentasjon

«En virksomhet som har rett til å bruke et byggverk skal dokumentere at virksomhetens plikter etter § 11 og § 12 er oppfylt.»

All aktivitet som gjennomføres av brukerne (leietakerne) i PiD Drift vil kunne dokumenteres.
Som f. eks. digitale skjema, kursrapporter og innmeldte feil. Leietakere har også et eget arkiv hvor de kan laste opp dokumentasjon relevant for sine lokaler. Det kan i tillegg legges til informasjon om leietaker lagrer brannfarlige varer, og om de har egen rømningsveg.

Leietakers systematiske sikkerhetsarbeid

Kontroll av myndighetene

PiD Drift er et meget godt verktøy som kan forberede et tilsyn fra brannvesenet og, om ønskelig, gi muligheten for brannvesenet til å forberede seg selv gjennom begrenset tilgang til systemet.

Systemet vil dokumentere alle de pliktene som er regulert i forskrift om brannforebygging (§§ 4-13), og fremstille dem for tilsynsmyndigheten på en slik måte at de ser at pliktene er gjennomført og at byggets eier og brukere arbeider godt med systematisk sikkerhetsarbeid.